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年会策划的场地选择方式与注意事项

时间:2019-05-21 14:56 来源:郑州活动执行公司

企业为了深化内部沟通、增进目标认同感,通常会在年底举办具有社会效益与经济效益并存的庆祝活动。但是企业自身很难去做年会策划,通常需要请专业的策划团队。那么,做年会策划时用哪些方法选择场地呢?策划的时候要注意哪些问题?下面我们就“年会策划的场地选择方式与注意事项”来详细了解下。



【如何选择年会策划的场地呢】


对于一场成功的年会,选择一个合适的场地是前提。找到新颖的场所和设计独特的年会内容可以创造出令人难忘的情景。


年会策划提醒您,企业年会策划一定不能盲目的寻找场地,而是在开始寻找活动场地前,要进行活动构想,制作活动规划表,深入了解活动空间、活动以及供应商的需求。如果活动的首要要素不具备,那么其他要素,——雄伟建筑、精致陈设、富丽堂皇——再完美也无关紧要。因此我们在选择活动场地的时候应结合策划方案,整体思考分析。



需求信息


作为活动组织者,我们需要尽量多的收集到基本信息。主要包括活动性质、时间、地域范围、规模人数、预算、特殊要求。根据这些活动基本信息,筛选适合的场地。我们不应该把场地局限在宴会厅,要尽量营造出神奇的效果,但首先要对年会策划与实施的所有相关情况提前进行准备。


候选场地


根据活动的信息去寻找满足需求的场地。可以通过场地分类网站、地图等方式搜索,或者通过会务公司建议。把找到的场地信息汇总,并分为自己意向比较强烈主选和意向一般的备选两大类。


档期查询


下面就是依次向场地方电话沟通,首先是求证信息的准确性。场地大小,场地所具有的基础设备,场地使用费用,档期有没有等。如果场地方表明已有人预定场地,也不要马上排除,询问场地方其他客户是否付定金。如果预定场地方未付定金,还是有机会可以使用该场地。


实地考察


通过电话一轮的咨询,进一步聚焦了候选场地,一般在2~3家。接下来就可以和场地的销售经理预约看场地了,建议集中一天把候选场地都考察一遍。 实地考察场地,考察哪些内容:


①场地环境


场地的环境,对营造一个想要的氛围十分的重要。首先看到的一定是场地的外部环境,交通,文化氛围是否符合活动要求,需要有一个大体的评估。


走进场地,第.一印象很重要,场地的格调、陈设是否陈旧,卫生条件如何,周围是否有噪声干扰,都是考察时需要注意到的问题。


接着是活动蕞主要的主会场,场地大小是否符合人数要求,层高有多高,是否影响活动的舞台、灯光设置。场地内是否有柱子,如果有柱子,是否会阻碍观众视线等。和主会场相关的VIP室、化妆间的设置、客房甚至是卫生间都要依次考察,特别是贵宾可能入住的房间环境都要实地体验,以便分辨场地是否合乎要求。蕞好向酒店索要一张平面图,以便后期规划。


②场地设备


考察场地时,注意询问场地设备,如果活动需要使用酒店设备,如酒店自带舞台灯光,麦克风,音响,投影,LED大屏幕等设备,都要依次打开试听。如需使用酒店舞台,需要了解酒店提供的舞台多大多高,舞台摆放位置,红毯、踏步是否有提供等。


③场地服务


场地销售及场地服务人员是否专业,若在酒店使用会场举办活动或宴请,是否提供免费停车等附加服务。


④场地餐饮


是否提供餐饮服务(有些酒店只提供住宿,不提供餐饮)不同餐标的菜单是什么样的菜品,有什么口味特色等。


⑤场地安保


消防设备的位置,安全通道在什么位置,是否畅通。场地安全用电在多少功率之内。


⑥场地报价


在关于场地的价格方面,我们要详细了解餐饮菜单价格,是否可以自带酒水,如果可以自带,酒水是否有加收开瓶费;场地租赁费,设备租赁费,若活动举办,蕞早可以何时进场搭建,是否有进场费等。


如果经过一轮考察,没有碰到心仪的场地,那么我们再次回到候选场地的步骤寻找合适的场地。


对比决策


将考察过后的各场地优劣势进行对比,选择出蕞优场地。


【年会策划有哪些注意事项】


年会对于一个企业来说既是对今年工作全面总结的 同时在年会中凝聚企业的精神提高大家的积极性当然年会作为每年的重要事情作为年会策划负责的你不能够轻率、简单草草的做这件事情好的年会策划方案只有在企业员工基本认可的情况下才能展现出年会的特色,让员工积极参 与这样面对新的一年才有战斗力积极性。 



那么怎样做好一个企业年会策划,公司年会策划需要注意哪些问题? 在这里给大家讲讲.


首先 对于企业的年会每年都需要尝试性的策划一个新主题。当然在这里所说的年会新。你只需要 有新理念、新组合、新表现,都可以让年会主题策划耳目一新。


在年会策划的准备工作上我们需要有一个精确的策划年会方案,只有在组织,物质准备以及相关程 序做到未雨绸缪,才会达到年会预期的效果其次,对于人员的组织您应该成立专门的年会筹备组召开会议,详细策划年会的相关事情具体的落 实到具体的年会负责人员以及各自的进度汇报工作。


每个人都要有明确的分工。对于年会策划企业公司员工对此次年会主题应该具有一定的了解和准备。也可以在年会前和员工 一起讨论年会的主题,吸引员工的参与关心意识。年会相关的物品准备工作也要做好年会奖品,年会摄影,会议会场就餐用品以及摄影人员都需要安 排好我们需要对年会过程中的所有场进行 摄影或制作光盘存档同时在年结束后在公司的宣传媒体上网站或报刊,报道出公司的主张,年会 情况。


年会的准备工作和后期工作做好了就是会议的具体形式了一种是领导发言总结,大家听会另一种是领导大会作全年工作总结,明年工作展望,然后立即转入分会场分组讨论公司热门话题 ,各分会场拿出讨论材料,在主会场安排专人作报告。


公司年会策划过程中需要注意的是年会的气氛在于高兴 轻松 愉快所以,在时间上应该以一天开会,一天了。年会日程表需要详细的制作这样才能保证年会的成功、准时、有序的进行同时物品配备、年会中各种安排,每个人需要做到心中有数以免在年会过程中浪费时间产生不必 要的事情。


以上关于“如何选择年会策划的场地呢”和“年会策划有哪些注意事项”的介绍,希望能让您了解“年会策划的场地选择方式与注意事项”带来帮助。