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大型会议会务策划的四大要素和前期的准备工作

时间:2019-11-11 09:25 来源:郑州活动执行公司

  想要举办一场大型的会务策划,其实是有一定的要求的,只要我们满足这些要求以及将前期的准备工作做好,那么我们活动也就离成功不远了,下面我们就来谈一谈大型会议会务策划的四大要素和前期的准备工作。

大型会议会务策划的四大要素

  一、会议方案的制定

  确定会议方案的第一步就是确定会议的主题。会议主题要紧紧围绕大会总体的工作目标任务。会议方案是会议组织安排的总纲,一套完整齐备的会议策划方案会让整个会议的执行事半功倍。制定会议方案应当注意以下几个方面:

  1、明确日程安排及各项议程之间内在的逻辑关

  会议方案需要明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,使各场次会议能顺利衔接。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。

  2、加强沟通

  一方面需要加强与上级的沟通请示工作。另一方面,需要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展,离不开会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门的密切配合和相互协作。因此在会议筹备期间,必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作,合理调整工作进度,加强配合,共同推进筹备工作全面有序进行。

  3、合理安排分解工作任务,明确工作职责

  细化策划方案的时间节点,使各部门能够按照时间节点倒退安排时间表,保证按时按质完成工作。

  二、会议场地的布置

  在会议开始之前,会务组织者应提前对会场、住地进行勘察了解,并做相应的会场布置。一是会场和会议用品的准备布置。二是迎送接待仪式的确认及排练。三是确保乘车安全和用餐标准。根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前一天布置完毕,每一项活动提前一天部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。

  三、会议流程的执行

  为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,最好事先确定会议的流程图或者流程表。

  在会议执行期间,热情周到的会议服务工作是必不可少的。会议服务分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有做好会议服务工作,才能更好地推进会议流程的执行。

  四、会议结束的总结

  一次成功的会议,离不开合理安排的会后工作。

  一是统筹做好会后服务

  要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。

  二是全面做好会后总结

  及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高。

  三是及时整理会议资料

  要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。

大型会议活动的前期准备工作

  1、拟订会议计划书(工作方案)

  会议计划书确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。

  2、选定会议议题

  会议的议题就是会议需要研究解决的问题,准备工作要围绕会议的议题要和会议的内容相适应,议题可以是一个,也可以是多个。

  3、拟定会议议程、日程

  会议议程:会议解决问题的大致安排即会议进行的程序,讨论哪些什么顺序讨论'是否进行表决等。

  会议日程:会议进程的具体安排,一般用日程表来表达。

  4、准备会议文件

  会议的文件有主要文件、参考文件、阅读文件,领导讲话和工作报告是主要文件。

  5、确定出席、列席会议人员

  对会议出席和列席的人员名单,秘书要提前请示领导,并逐一落实,还要明确会议的贵宾及重要人员。

  6、与会人员编组

  如会议需要讨论,则要进行人员的编组工作。

  7、选定、布置会场

  会场的布置直接影响会议的效果,会场的布置要与会议的规模和内容相适应。

  8、制作会议证件

  会议证是出席会议的凭证,上面标明会议名称,使用者姓名、性别、发证日期、号码,有的还要贴照片。大型会议又分出席证、工作证、记者证,可用不同颜色区别。

  9、发会议通知

  会议准备工作基本就绪后,要尽早发出通知,以便与会人员提前做好准备,通知可以发书面通知也可以电话通知,但比较稳妥的是二者的结合使用。

  10、制定会议须知

  11、负责会议报到

  12、申请会议经费

  13、安排好会议值班工作

  一场大型会务活动的举办,其实并没有我们想象中的那么难,希望大家阅读完“大型会议会务策划的四大要素和前期的准备工作”,能够对大家的会议活动能够有所帮助!